Capítulo 4. Documentos

Tabla de contenidos

Descripción
Añadir un Archivo
Crear/subir un Enlace
Crear una carpeta
Acceder a los archivos
Activar un aviso

Descripción

Para ingresar a la parte de almacenamiento de documentos de la plataforma es necesario hacer clic en el enlace documentos en la barra de navegación.

En esta página se encuentran todos los documentos que han sido subidos al curso. Además, existen ciertos portlets que también almacenan en este repositorio los ficheros que utilicen. Es decir, no necesariamente hay que subir los ficheros desde ésta página para que los mismos se desplieguen en la misma. Ejemplos de estos otros portlets son el de Evaluaciones, Apuntes de Clase y Material de apoyo (éstos no son portlets por defecto, por lo que no están detallados en este manual). Además, se puede activar avisos para que se le mande una notificación al usuario cada vez que un archivo sea subido al curso.

Añadir un Archivo

Para agregar un archivo se realizan los siguientes pasos:

  1. Clic en el botón Añadir archivo

    Esta opción lleva a otra ventana donde se debe indicar la ubicación del archivo, el título que se desea que tenga y la descripción del mismo.

    Para el usuario familiarizado con el envío de archivos adjuntos por correo electrónico, los pasos a seguir para agregar un archivo serán sencillos.

    En la opción de Subir un archivo se debe colocar la ubicación exacta del archivo. Para hacerlo se hace clic en el botón Examinar y se selecciona el archivo a enviar.

    La opción de Título se utiliza para colocar el nombre que se desea desplegar. En caso de no colocar un título, el nombre desplegado será el mismo que el del archivo enviado.

    En el cuadro de Descripción se coloca información adicional del archivo a subir.

    Si el archivo está comprimido en un archivo ZIP y se desea que sean descomprimidos para luego depleger cada uno de los ficheros contenido en el ZIP, se selecciona la casilla "Múltiples ficheros".

  2. Luego de seleccionar el archivo, de rellenar el campo de título y la descripción del mismo, se debe dar un clic en el botón Aceptar.

Crear/subir un Enlace

Si lo que se desea es publicar la dirección de una página web, se debe seguir unos pasos similares a Añadir Archivo:

  1. Hacer clic sobre el botón Crear un enlace.

  2. En la siguiente página se ingresa el nombre con que se desea publicar la página web, la dirección de la misma y una descripción, de ser necesario.

  3. Clic en el botón Aceptar

Crear una carpeta

Generalmente, es necesario agrupar los archivos o direcciones comunes en una misma carpeta. Esto se hace con la finalidad de tener de una forma más ordenada y accesible la información. A continuación se presenta el procedimiento para Crear una Carpeta:

  1. Hacer clic sobre el botón Nueva Carpeta.

  2. En la siguiente página se ingresa el nombre de la carpeta y su descripción, si es necesario.

  3. Clic en el botón Aceptar.

Cuando se ha creado una carpeta, los procedimientos para Añadirle Archivos, Enlaces y Carpetas son los mismos. En la figura siguiente se puede observar el contenido de una carpeta y sus opciones. La información desplegada es el Nombre, Tamaño, Tipo de Archivo y Fechas de Modificación.

Acceder a los archivos

Para acceder al contenido de una carpeta es necesario hacer clic sobre el nombre de la carpeta, luego se presentará una página de administración de la carpeta, en la cual se muestran los archivos contenidos en la carpeta, así como una serie de opciones.

En la imágen anterior se muestran las opciones que se presentan cuando se entra al contenido de una carpeta. Entre estas opciones están:

  • Añadir archivos: Al hacer clic sobre este botón se mostrará la página para subir archivos.

  • Crear un enlace: Al hacer clic sobre este botón se podrá agregar un enlace dentro de la carpeta seleccionada.

  • Nueva Carpeta: Esta opción permite crear una subcarpeta, y tendrá las mismas opciones que la carpeta que la contiene.

  • Borrar esta carpeta:Eesta opción permite eliminar la carpeta actual.

  • Editar Carpeta: Con esta opción se podrá editar el nombre de la carpeta actual.

Además de las opciones de la carpeta descritas anteriormente, se cuenta con las opciones de para los archivos. Las cuales son:

  • Move: Sirve para mover los archivos seleccionados de una carpeta a otra.

  • Copy: Sirve para copiar los archivos seleccionado se una carpeta a otra

  • Delete: Utilizado para eliminar los archivos seleccionados de la carpeta.

Para copiar o Mover un archivo de una carpeta a otra o a una misma carpeta el procedimiento es el mismo, por lo cual sólo se explica uno de éstos.

Primero, se debe de seleccionar el archivo o archivos que se desean copiar haciendo clic en el cuadro de selección a la izquierda del archivo. Luego se hace clic sobre el botón de la acción que se desea realizar (Ej. Copy). Ésta acción presentará una pagina en la cual se podrá elegir la carpeta a la cual se desea copiar o mover el o los archivos. Los archivos pueden ser movidos o copiados a la misma carpeta.

Para elegir una carpeta hay que hacer clic sobre el nombre de la carpeta, si en esta carpeta ya existe un archivo con el mismo nombre el sistema requerirá que se ingrese un nuevo nombre para evitar conflictos.

Para continuar con el procedimiento, ingresar un nuevo nombre y hacer clic en el boton de “aceptar” y con esto quedará completada la operación.

Activar un aviso

Dentro de la página de documentos se pueden activar avisos. Estos avisos son notificaciones que serán enviadas vía correo electrónico cada vez sea subido un documento en las distintas áreas de un curso o comunidad.

Para activar un aviso hay que hacer clic en el enlace de Activar un aviso. Las notificaciones pueden ser: instantáneas, a cada hora o diarias.

  • Instantánea : Las notificaciones serán enviadas al momento en el que un documento sea subido a la plataforma.

  • Hourly (cada hora): Serán enviados (en una sola notificación) los cambios que se hayan presentado en el transcurso de una hora.

  • Daily (diarias): Serán enviados (en una sola notificación) los cambios que se hayan presentado en el transcurso del día.

Luego de seleccionar el intervalo hay que hacer clic en el botón de "Aceptar".

Así como los avisos pueden ser activados, también pueden ser desactivados Haciendo clic en el enlace darse de baja, quedarán desactivadas todas las notificaciones para la carpeta correspondiente.